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Por Juan Vitón, Gerente de HS Eventos - Contáctese
Su empresa participa en una exposición: cómo aprovecharla al
máximo. Qué debe hacer cuando termina
Participar en una exposición implica desarrollar una intensa
actividad en forma previa y durante los días del evento. Hay
muchas cosas que preparar, transportar, desarrollar, a lo que se
suma atender el stand durante muchas horas... Para estas tareas
en general se sustraen RRHH de otras áreas de la empresa, con lo
cual las actividades cotidianas que la compañía sigue llevando a
cabo, inevitablemente se resienten.
Por lo tanto no es de extrañar que, al concluir la última
jornada, todos los involucrados y en particular quien estuvo a
cargo de la acción (ya sea el empresario, el gerente de
marketing o el dueño) sientan cansancio y alivio porque la
exposición ya terminó.
Mientras desarmamos la muestra, lo más habitual es escuchar:
“por fin se terminó la expo, ahora vamos a recuperarnos de la
energía que nos demandó...”. Pero pensar que en ese momento
termina la acción es un serio error.
Para que la participación en el evento de los resultados
esperados, hay ciertas cosas que tienen que llevarse a cabo sin
perder tiempo. Todos sabemos que “el hierro se bate en
caliente”, y la demora en enviar información, listas de precios
o muestras, por ejemplo, puede hacer que el potencial cliente se
olvide de algo que le resultó atractivo, o sea contactado por un
competidor. Estas son algunas de las recomendaciones que podemos
hacer a un expositor:
- Haga un balance de su
participación: La evaluación completa y detallada de los
resultados de su experiencia constituye un elemento muy
importante, no solamente para extraer conclusiones, sino
también para decidir una futura participación. Debe analizar
los siguientes aspectos: ¿Cuánta gente pasó por el stand?
¿Cuántos eran profesionales? ¿De dónde provenían? ¿Conocían
la empresa? ¿Por qué productos o servicios se mostraron más
interesados? ¿Se concretaron operaciones? En caso positivo,
qué condiciones se pactaron? En caso negativo, es posible
reanudar la gestión? A partir de este análisis podrá
determinar mejor como abordar las etapas siguientes.
- Pida al organizador del
evento la base de datos de los asistentes a toda la
exposición. (no todas la empresas organizadoras ofrecen los
datos) Según nuestras investigaciones, solo un número muy
pequeño de expositores solicita esta valiosísima
información, a pesar de que se trata de un listado de
potenciales clientes. En este listado debe analizar quienes
asistieron a la muestra y no pasaron por su stand; Cuántos
eran profesionales? ¿De dónde provenían? Qué nivel de
decisión tenían?
- Haga el seguimiento de los
contactos realizados por su gente: envíe los datos que le
han pedido en las entrevistas y aproveche para mandar
información promocional sobre su empresa. Organice una base
de datos a la que pueda acceder de manera sencilla para
enviar diferentes promociones o material informativo.
- Tenga en cuenta que no es
lo mismo una promotora que un vendedor: asigne personal
especializado para abordar a los potenciales clientes
(aquellos que se acercaron al stand y se manifestaron
interesados, pero con los que no concretó una operación por
diferentes motivos). Un buen vendedor puede derribar una a
una todas las objeciones.
- Cumpla con lo prometido:
es fundamental que durante el evento se comprometa solo con
aquello que podrá cumplir, en cuanto a cantidades de
mercadería a entregar, plazos de envío, condiciones
pactadas, etc. Entregue todo en tiempo y forma, y
seguramente estos clientes (ahora SUS clientes) lo visitarán
nuevamente en la próxima exposición, para reponer mercadería
o estar a tanto de las novedades que usted pueda ofrecerles.
Por Juan Vitón, Gerente de HS Eventos
HS Eventos es la única empresa de servicios integrales para
el mercado ferial, que ofrece organización y realización de
eventos corporativos y exposiciones desde 1983.
Para 2007, su portfolio incluye las muestras: Emitex, SIRAA,
Expo DxT, ExpoEventos, Mabyn y Expo Estación.
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